Lo que no se puede medir, no se puede mejorar

En realidad la frase corresponde a William Thomson Kelvin (Lord Kelvin), físico y matemático británico (1824 – 1907): «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.«

La medición es imprescindible en la gestión, forma parte del proceso administrativo (formulado por Henry Fayol) y es fundamental en la aplicación del ciclo PDCA de mejora continua.

El directivo, de cualquier tipo de organización, ha de conocer el estado de ciertos parámetros clave para planificar, establecer objetivos, controlar resultados, tomar decisiones, … En definitiva, para llevar a cabo la función directiva es necesario medir.

Lo que no se mide no se puede gestionar

A pesar de la importancia de la medición, efectuar mediciones no es tan frecuente como debiera. En el caso de las administraciones públicas esta ausencia de medición es más que notable. En nuestra labor de consultoría a menudo somos solicitados para realizar diagnósticos y auditorías. 

Nos encontramos con la ausencia de datos relevantes. Hasta el punto de que no se conocen aspectos tan básicos como el número de expedientes tramitados por una unidad administrativa, en un periodo de tiempo determinado. No digamos ya tener información sobre otras variables, como el tiempo medio de tramitación de un expediente o el número de personas atendidas en un servicio de información al ciudadano, por citar dos ejemplos.

Lo que no se mide, no se puede gestionar. La ausencia de sistemas de información compuestos por indicadores relevantes está muy generalizada. Demasiado generalizada, en un momento de crisis en que las administraciones locales españolas se enfrentan a acuciantes problemas de tesorería.  Agravados, en muchos casos, por estructuras organizativas sobredimensionadas.

Aprendizaje

Sin medición no es posible llevar a cabo un proceso de gestión mínimamente aceptable

Y es que es difícil, si no imposible, tomar decisiones correctas sin información relevante y sistematizada. ¿Cómo saber el personal necesario para que una unidad administrativa desempeñe sus funciones con eficacia y eficiencia si no se dispone de información completa sobre su producción? ¿Cómo determinar su productividad sin datos suficientes? ¿Y la calidad de sus servicios? ¿Cómo planificamos si no conocemos el estado actual de la organización?

Tal vez un primer paso para gestionar adecuadamente nuestras organizaciones sea reconocer la importancia de la medición y establecer indicadores, compilarlos en sistemas de información y, a partir de ahí, tomar decisiones. Y es que lo que no se mide, no se puede gestionar. Así de sencillo.